Turnfest-Howto

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Wie bereits angekündigt will ich hier etwas ausführlicher die Erfahrugen meinerseits bezüglich des Turnfests und der damit verbundenen Organisation der Übernachtungen in Schulen beschreiben. Ziel ist es, für andere Menschen – die z.B. das kommende Turnfest in Berlin 2017 oder eine ähnliche Veranstaltung betreuen wollen einige Fallstricke aufzuzeigen und die sogenannten best-practices weiter zu geben. Es reicht wenn Fehler einmal passieren, beim nächsten Mal bitte ein paar neue, damit es nicht langweilig wirde 😉

Lange vor dem Turnfest (ca. 1 Jahr vorher): Die ersten Anfragen gehen an die Vereine – bereits muss sich ein Verein entscheiden ob er eine Schulbetreuung übernehmen will und welche Schule es denn sein soll. Bei der Auswahl kommen verschiedene Kriterien in Frage: Nähe zum Verein, persönliche Beziehungen, Kontaktpersonen in der Schulleitung etc. Wichtig ist auch abzuschätzen: Kann der Verein die angepeilte Schule überhaupt alleine betreuen oder ist ggf. eine Kooperation mit anderen Vereinen notwendig? Die DJK-Feudenheim hat etwas mehr als 1000 Mitglieder, damit haben wir die Feudenheimschule mit rund 600 zu erwartenden Übernachtungsgästen stemmen können. Für kleinere Vereine empfiehlt es sich ggf. auch kleinere Schulen zu übernehmen – nichts ist frustrierender wenn am Ende zu wenige Helfer zu viele Schichten stemmen müssen.

ca. 9 Monate vor dem Turnfest wird es langsam ernster: Bereits jetzt sollten die Termine wie Anreisewellen, Abreisewellen und besondere Ereignisse feststehen. Anhand derer kann man einen Schichtplan aufstellen und den Personalbedarf ganz grob abschätzen. Wichtig ist hierbei: Es sollten pro Schicht mindestens 2, besser 3 Personen anwesend sein. Zu den Terminen mit hoher Fluktuation und den Frühschichten sollten jeweils mehr Personen eingeplant werden (pro 100 Übernachter sind ca. 3-4 Helfer alleine mit der Ausgabe des Frühstücks beschäftigt). Für die DJK hat es sich bewährt die Frühstücksschicht seperat neben der Aufsichtsschicht laufen zu lassen. Dies hatte jedoch auch den Hintergrund, dass eine Kooperation zweier benachbarter Schulen mit jeweils unzureichender Turnhallen-Kapazität realisiert werden konnte: Die Übernachtungsgäste wurden gemeinsam in der Kulturhalle Feudenheim (einem Veranstaltungszentrum) mit Frühstück versorgt. Diese Situation ist sicherlich seltenst gegeben, aber bei benachbarten Schulen ist eine Kooperation immer eine lohnende Überlegung.

Ebenfalls im gleichen Zeitraum haben wir begonnen einen Arbeitskreis (bei uns Organisations-Team, kurz OT genannt) zu bilden. In diesem Team sind die besonders engagierten Helfer vertreten. Aus diesem Team wird der Hauptverantwortliche/die Hauptverantwortliche/die Hauptverantwortlichen bestimmt. Beim Turnfest 2013 wurde hierbei von Quatier-Managern gesprochen. Angesichts der Größe des Projekts haben wir vier Hauptverantwortliche bestimmt: zwei für das Frühstück und zwei für die eigentliche Schulbetreuung. Unser Team bestand am Ende aus rund 10 engagierten Helfern. Wichtig hierbei ist, dass bestimmte Personen bestimmte Aufgabenbereiche vollständig übernehmen (z.B. Versorgung mit Abendverpflegung und Getränken, Sanitär, Aufbau/Abbau, IT). Ebenso darf es aber auch Universalisten geben, die den anderen Teammitgliedern je nach Bedarf zu Hand gehen. Natürlich sollten sich die Team-Mitglieder auch untereinander regelmäßig abstimmen. In den letzten 5 Monaten vor dem Turnfest gab es hierzu monatliche Treffen, zudem eine rege e-mail-Kommunikation.

Ein ganz entscheidender Schritt ist der erste Kontakt zu den Verantwortlichen der Schule im Schulbetrieb – hierbei gibt es dank Föderalismus in Deutschland gleich zwei grundlegende Parteien: Den Hausmeister (oder auch mehrere), diese werden vom Schulträger (also der Stadt Mannheim bezahlt) und auf die pädagogische Seite, diese wird vom Land (also Baden-Württemberg) bezahlt. Die beiden Parteien müssen schon im Alltag miteinander auskommen und kommunizieren was nicht immer leicht ist und immer wieder Zuständigkeits-Zündstoff birgt. Eine zusätzliche Nutzung der Schule in den Ferien ist daher besonders gut vorzubereiten und es gilt alle Beteiligten in ein Boot zu holen. In unserem Fall gab es eine zusätzliche Herausforderung: 3 Schulen, also drei Rektoren und ob der Schulgröße auch zwei Hausmeister. Aber die frühzeitige Kontaktaufnahme hat sich ausgezahlt. In enger Abstimmung und zur Zufriedenheit aller hatten wir recht flott einen Konsens welche Räume generell nutzbar sind und welche Zugänge zum Gebäude bestehen. Auch wichtig bei solchen Treffen: Gleich Notizen machen und im Team abstimmen welche Chancen man für bestimmte Ideen sieht. In unserem Fall war recht schnell klar: Der einzige nutzbare Klassenraum im Keller sollte nach Möglichkeit nicht genutzt werden. Ferner hatten wir einen Reserve-Raum im Obergeschoss eingeplant, der generell nutzbar wäre, aber in der Planung erst einmal unberücksichtigt blieb. Dieser sollte notfalls als Lager/Rückzugsraum für das Team vor Ort genutzt werden (man möchte doch evtl. mal 10 Minuten Ruhe haben um etwas zu essen oder kurz zu verschnaufen), außerdem bietet ein voller Raum Reserve immer die Möglichkeit auf unvorhergesehenes reagieren zu können.

Ein ganz kritischer Punkt ist die Lage der “Einsatzzentrale” in der alle Fäden zusammen laufen. Beim Turnfest haben wir das weniger streng organisatorisch mit Info-Point oder Rezeption umschrieben. Je nach Bauart der Schule gibt es ggf. mehrere Möglichkeiten einen derartig zentralen Punkt aufzubauen. Wichtig ist, dass er möglichst in der Nähe des Eingangs ist, vorzugsweise direkt dahinter oder mindestens in Blickweite.  So sinkt der Personal- und Abstimmungsbedarf bei der Einlass-Kontrolle. Bewährt hat es sich eines der größeren Treppenhäuser im Erdgeschoss zu nutzen – hier muss man aber sicherlich von Schule zu Schule entscheiden was günstig ist. Als ungemein praktisch hat es sich ergeben, dass direkt hinter dem Tresen ein kleiner Raum vorhanden war, der normalerweise nicht als Klassenzimmer genutzt wird, diesen konnten wir dann für die weitere Technik und Logistik verwenden und hatten dennoch alles in kurzer Entfernung griffbereit.

Ebenso hilfreich ist es beim Rundgang mit dem Hausmeister diverse Fragen zur Infrastruktur zu klären: Lage der Notausgänge und Ausstattung mit Panikschlössern? Wasser-Versorgung mit Warmwasser (zum Spülen fürs Frühstück oder auch für sonstige Dinge mal eben schnell zu reinigen)? Hausanschluss und Notfall-Maßnahmen (Heizungsnotschalter, Gasanschluss, Elektroanschluss, Sicherungskästen)? Drehstromsteckdosen für etwas potentere Verbraucher (z.B. Kühlanhänger, Backofen, etc.) – vor allem: Dimensionierung (16A, 32A, 63A, 125A) – dementsprechend bedarf es ggf. Adaptern (bitte eine Elektrofachkraft fragen wenn man sich nicht sicher ist – es gibt die abenteuerlichsten Adapter und nicht jeder ist zulässig, je nach Bedarf kann es auch zweckmäßig sein einen Kleinverteiler für den Baustellenbetrieb zu leihen oder gar zu kaufen) – nicht erschrecken: Viele Schulen sind äußerst dürftig mit Drehstromdosen ausgestattet – wir hatten nur in einem Fachraum Zugriff auf einen derartigen Anschluss, dafür immerhin in der 32A-Ausführung. Auf im Privatbereich übliche Lösungen wie eine Drehstromdose in Nähe des Hausanschlusses sollte man nicht immer hoffen. Gut sind ggf. auch Werkräume mit Werkzeugmaschinen oder Brennöfen. Die IT-Infrastruktur darf man in aller Regel nicht nutzen, was zwar ärgerlich ist aber auch Sicherheitsgründen auch nachvollziehbar. Hier muss man sich ggf. vorab mit einem UMTS-Router versorgen. Ein Internet-Anschluss hat sich als sehr praktisch für die verschiedensten Anfragen erwiesen – vom ÖPNV angefangen bis hin zu örtlichen Sehenswürdigkeiten mit deren Öffnungszeiten.

Beim Turnfest in Mannheim war die Frühstücksversorgung durch die Veranstalter und das Unternehmen “Kommando Verpflegung” organisiert. Über diese Konstellation musste man für die Ausgabe nur noch Helfer und Räumlichkeiten stellen. Kaffee-Maschinen, Ausgabe-Besteck und weitere Küchenausstattung wurde gestellt. Ein wenig Lager sollte man vorsehen, denn die haltbaren Lebensmittel wie H-Milch, Kaffeepulver, Müsli und einiges mehr werden bereits am Anreisetag angeliefert. Das sollte die ganze Woche reichen, also mit ein wenig Augenmaß ausgehen. Frische Ware wird in der Nacht angeliefert – in Kühlboxen mit Kühlakkus. Diese Lebensmittel müssen am gleichen Tag ausgegeben werden, wenn keine Kühlmöglichkeit vorhanden ist. Hier muss man schauen wie es anläuft. Ein Kühlschrank in der Hinterhand erspart das Wegwerfen von Lebensmitteln, ersetzt aber nicht die möglichst exakte Rückmeldung wie viel benötigt wird.

Die Abendverpflegung bzw. auch Tagesversorgung war den Vereinen offen gelassen worden. Wer möchte kann Angebote machen, es muss aber nicht gemacht werden. Wer knapp bei Helfern ist, sollte sich die Aktion daher gründlich überlegen. Anfänglich haben wir mit verschiedenen Aktionen jeweils am Abend geplant: Würstchen mit Brötchen, Wurstsalat mit Brot, Fleischkäse im Brötchen. Alles eher kleine Mahlzeiten, die aber auch sättigen können (ggf. muss man eben zwei Portionen essen). Dieses Konzept ist leider nicht so ganz aufgegangen wie wir im Nachhinein festhalten müssen. Besser ist es, wenn man eine kleine Auswahl über den gesamten Tag anbietet. Mit Fleischkäsebrötchen, Bockwurst und auch belegten Brötchen kann man das recht gut machen – einen kleinen Vorrat bereit halten, nicht alles auf einmal zubereiten. Erfahrungsgemäß ist auch keiner der Gäste ungehalten, wenn es mal eben 5 Minuten dauert bis die Wurst im Wasser warm ist. Die Brötchen haben wir immer on-the-fly frisch belegt. Hier kann man ggf. auch der Lebensmittelvernichtung vom Frühstück entgegen wirken. Es bleiben immer einige Brötchen und Belag übrig – natürlich nur wenn für die verderblichen Lebensmittel ein Kühlschrank vorhanden ist. Der Wurstsalat ist deutlich kritischer – hier muss man ggf. sehen ob man nur eine begrenzte Menge vorhält, wenn der verkauft ist, ist eben Schluss. Selbstverständlich bietet es sich auch an, den Tag über “Süßkram” und “Snacks” anzubieten: Riegelware wie Mars, Snickers, Bounty, Chips, Knoppers und Co sind kein Fehler und heben die Stimmung bei den Gästen.

Wo gegessen wird, darf auch die Getränkeversorgung nicht fehlen. Entgegen unserer Planung liegen bei den Sportlern nicht gerade die Softdrinks und Wasser hoch im Kurs, nein vielmehr steht vielen beim Turnfest der Sinn nach einem gekühlten Kulturgetränk des Abendlandes, auch bekannt als Hopfenkaltschale oder schlicht und einfach Bier. Alkoholfreies Bier kommt fast nicht an, einige Kästen bereit zu halten ist aber kein Fehler, auch Radler kam recht gut an. Bier an sich sollte man reichhaltig vorhalten, auch wenn das im ersten Moment komisch klingt. Mit Weinschorle oder einen Weißwein kann man verschiedenen Gästen auch eine Freude bereiten. Erstaunlicherweise sind wir fast zwei Kisten Wein losgeworden. Bei der Ausgabe aller Getränke kann man es sich auf dem Turnfest leicht machen: Es gibt alles nur in Flaschen, Ausschank ist mit Müll und deutlichem Mehraufwand verbunden. Die Teilnehmer haben ohnehin für das Frühstück eine Tasse oder einen Becher dabei, für alle Fälle hatten wir noch einen Schwung Plastikbecher zum Mitgeben. Nachmittags wurde auch das Angebot eines Kaffees (in die eigene Tasse des Teilnehmers)  recht gut angenommen – praktisch wenn man ihn ohnehin für die Mannschaft der Nachtschichten bereit hält. Sekt als Krönung oder zum Feiern am Ende des Festes ist auch eine Überlegung wert.

Die Essens und Getränkeversorgung stellt ihre ganz eigenen Anforderungen an die Infrastruktur: Kühlschränke sind unabdingbar, besonders für die Getränke sollte man ein ausreichendes Volumen vorsehen. Wir hatten einen Getränkelieferanten, der uns freundlicherweise auch eine Kühlanhänger zur Verfügung gestellt hat. Das macht die Logistik etwas leichter, aber für den direkten Zugriff eignet sich ein solcher Anhänger in der Regel nicht. Sofern das Wetter mitspielt sollte man ein Angebot auf dem Schulhof für die Abendstunden bereit halten – ggf. nur zu den Stoßzeiten mit Ausgabe, ansonsten Ausgabe am Info-Point. Bei uns hat leider das Wetter überhaupt nicht mitgespielt, daher haben wir fast alles über den Infopoint abgewickelt. Ein Aufenthaltsraum für die Gäste (möglichst etwas abgesetzt von den Übernachtungsräumen, z.B. im Untergeschoss) ist für solche Fälle sehr hilfreich.

Mit all diesen Vorbereitungen kann das Turnfest dann eigentlich kommen. Gerade für die Anreisewellen empfiehlt es sich etwas mehr Personal vorzusehen um Schlangen am Check-In zu vermeiden (jeder Teilnehmer wird einmalig registriert, dass er angekommen ist). Ich wünsche allen weiteren Ausrichtern bei den kommenden Turnfesten in diesem Sinne viel Erfolg!