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So bitte nicht – Meetings und deren Dokumentation

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In dieser Kategorie über das Arbeitsleben habe ich schon lange nichts mehr geschrieben, nicht weil es nichts gegeben hätte was mich mal wieder fuchst, sondern weil mir die Zeit gefehlt hat dazu mehr als nur einige wenige Stichworte nieder zu schreiben.

Aber worum es eigentlich geht: Es ist etwas ganz „reguläres“, das jeder Mitarbeiter in einem Team und vor allem im Büro-Bereich schon mitgemacht hat. Eine Besprechung mit Kollegen zu einem aktuellen oder gar mehreren aktuellen Punkten. Neudeutsch heißt das dann Meeting.

Ganz wichtig sind nach meiner Erfahrung mittlerweile klare Regeln, die man heute leider jedes mal mit in die Ankündigung schreiben muss: Bitte Handy ausschalten und den Laptop wenn möglich auch nicht mitbringen. Das mit dem Handy versteht sicherlich jeder der schon einmal derartige Teilnehmer erlebt hat, deren Handy dann während der Besprechung losging. In einzelnen Fällen kann das notwendig sein, in der Regel ist es aber absolut nicht notwendig für diese Zeit unbedingt erreichbar zu sein. Oftmals ist es besser, wenn man nicht erreichbar ist und dafür die Besprechnung schneller voran kommt – danach hat man dann ausreichend Zeit die aufgelaufenen Anrufe abzuarbeiten.

Der Laptop ist oftmals nicht das dienliche Instrument, sondern die Quelle von Störungen und Ablenkung. Noch schlimmer wenn man ein offizielles Treffen (also nicht nur die Abstimmung „ad-hoc“) bei einem Kollegen im Zimmer (oder gar beim Chef im Büro) macht. Der Fokus auf die eigentlichen Themen geht verloren, vielfach verliert man sich in Power-Point-Schlachten oder die Technik zickt mal wieder. Für einen Vortrag vor einenr großen Anzahl Menschen mag eine derarte Präsentation sinnvoll sein, um die Zuhörer zu begeistern und ggf. mit zu reißen. Aber seien wir einmal ehrlich: Müssen wir das um ein technisches oder organisatorisches Problem mit den Abteilungsmitgliedern zu lösen? Ich behaupte mal ganz kühn: In aller Regel nicht.

Daher: Besprechungen kurz halten soweit das möglich ist (ich mache meist nicht mehr als 90 Minuten, danach braucht jeder eine Pause und die Luft im Raum ist auch verbraucht). Um das zu erreichen braucht es Vorbereitung und zwar von allen Beteiligten – nichts schlimmer als wenn man einen oder mehrere Kollegen erst bei Adam und Eva abholen muss, die dann auch noch ihre Meinung bilden sollen/wollen/müssen. Also wenn möglich vorher schon eine Liste mit den notwendigen Punkten verteilen. Den Punkt „Vermischtes“ am Ende nicht vergessen – da kann man dann Fragen die einfach so noch aufgetaucht sind klären.

Kein Meeting ist vollständig wenn am Ende wirklich nur verbrauchte Luft übrig bleibt. Dokumentation der Ergebnisse heißt das so schön. Auch hierbei kann man in meinen Augen leicht den Fehler machen und nach einer technischen Lösung in Form von Laptop und Co suchen. Das kann gut gehen, wenn man jemanden hat der schnell tippen und wesentliche Ergebnisse rasch in Stichworten zusammenfassen kann. Ich habe dazu reichlich Übungsmöglichkeiten gehabt bei verschiedenen Sitzungen in verschiedenen Vereinen. Wichtig ist dabei: Der Leiter der Runde darf nicht auch noch diese Aufgabe aufgebürdet bekommen. Das muss ein weiterer Kollege in der Sitzung übernehmen. Wobei in der Regel weniger Technik deutlich mehr bringt: Ich musste es leider viel zu oft erleben, dass man sich am Ende in Formulierungen oder Formatierungen verloren hat: Das ist das Problem wenn man „alles gleich fertig machen“ will. Für mich selbst habe ich diese Erfahrung während der Studienzeit machen müssen: Das geht in der Regel nicht gut, oder es bedarf sehr sehr viel Übung und Konzentration. Daher mache ich mir meine Notizen am liebsten schnell und stichpunktartig auf Papier. Da ist es dann auch kein Problem mal eben schnell eine Skizze zu machen (jeder der einmal versucht hat mit dem Rechner schnell etwas zu skizzieren weiß wovon ich spreche…).

Noch besser geht es wenn man die Dokumentation auch tatsächlich als gemeinsames Werk erstellt – das geht mit ganz klassischen Mitteln sehr gut. Ich bevorzuge persönlich ein Whiteboard oder eine Tafel, aber auch Flip-Chart oder eine Korktafel mit Kärtchen kann sinnvoll sein. Ein wichtiger Aspekt ist: Alle sehen was der andere gerade niederschreibt oder zeichnet – Korrekturen oder Einwände sind dann recht schnell eingebracht – ggf. greift auch jemand zweites oder drittes zum Stift und ergänzt/korrigiert.

Nach Ende der Besprechung sollte man die Ergebnisse mitnehmen – entweder als Papiermitschrieb/Kopie oder dann tatsächlich technisch als kurzes Foto. Praktisch dabei: Je nachdem wie man es gerade für sinnvoll erachtet hat man entweder die einzelnen Entwicklungsschritte in der Diskussion mit dabei, oder nur die Ergebnisse – was benötigt wird, hängt ein wenig vom Sachverhalt und der Kultur des Unternehmens ab – leben kann man mit beidem.

Nun kommt noch ein weiterer Teil, den die meisten Personen absolut scheuen: Die Nachbereitung – dabei ist sie eigentlich das Wichtigste nach der Durchführung des Meetings. Der zuständige Mitarbeiter fasst anhand der Notizen/Bilder die Besprechung mit den Ergebnissen zusammen. Wer das macht ist theoretisch egal – vielfach bietet sich ein Round-Robin-Verfahren an: Jeder ist einmal an der Reihe. Wie schon beim Lernen in der Schule oder Hochschule, verfestigen sich durch die wiederholte Beschäftigung und Zusammenfassung die Ergebnisse, auch wird in der Regel klar festgelegt wer für welchen Punkt Verantwortung trägt und welche Aufgaben übernommen hat.

Schwierig wird es noch einmal bei der Form des Protokolls: Hier kann es Standards im Unternehmen oder auch bestimmte unterstützende Werkzeuge (Ticketing-Systeme, Tasklisten, etc.)  geben. Ich selbst arbeite hier mit verschiedenen Methoden. Handelt es sich um ein vollwertige Sitzung die auch protokolliert und archiviert werden muss (z.B. Vorstandssitzungen in einem Verein), dann ist eine vollständige textuelle Aufarbeitung meist unumgänglich. Bei informellen Besprechungen innerhalb der Abteilung reicht meist die kurze Zusammenfassung (ggf. mit Bildern) in einer e-mail. Von Anhängen sollte man hier eher die Finger lassen. Ich lese vielfach e-mails auf dem Smartphone, da sind Anhänge immer etwas schwierig, selbst wenn sie in einem portablen Format wie PDF daher kommen. Und auch im täglichen e-mail-Fluss sind Attachments eher unpraktisch – ich suche nach einer Notiz des letzten Meetings, bis ich das Attachment herunter geladen und mit der passenden Applikation geöffnet habe, vergeht jede Menge Zeit, zumal wenn ich die Notiz dann nicht gleich finde, sondern ggf. mehrere e-mails durchsuchen muss. Ist alles im e-mail-Body als Text komme ich dem Ganzen sehr einfach mit der Suchfunktion des e-mail-Programms bei.

Insgesamt zeigt sich mal wieder: Man muss nicht alles machen was technisch möglich ist, manchmal ist weniger mehr.

Urlaub in Schottland – 1. Tag Abreise nach Schottland – Vorbereitungen und auf der Fähre

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Nun ist es endlich so weit – Urlaub. Nach nur einem halben Tag auf Arbeit – der dennoch mal wieder etwas länger geworden ist als geplant – ist alles auf Erholung und Tauchen eingestellt. Die wichtigsten Vorbereitungen hatte ich ja bereits am Wochenende vor der Abreise geklärt, das Packen des Tauchmaterials war die Aufgabe während die elterliche Waschmaschine sich um die Wäsche sorgte.

Am Mittwoch nochmal ins Tauchtraining – ein wenig Schwimmen und praktischerweise auch noch die letzte überreichliche Ernte aus dem Garten an die Tauchfreunde weitergeben – sonst hätte ich die ja auch noch essen müssen – waren ja nur knapp 2 Kilo Tomaten, ein halbes Kilo Äpfel und 700 Zucchini.

Nach dem Training: Raimund am Bahnhof abholen und nochmal ein Crosscheck, dass wir auch alles wichtige Tauchmaterial eingepackt haben und verladen haben. Ein paar Kleinigkeiten haben wir noch eingepackt, dann noch ein gemütliches Abendessen im Kurfürst in der City, bevor es nach Hause ins Rott geht.

Dort haben wir dann noch eine ganze Weile geredet und die restlichen Tomaten mit Mozarella garniert vernichtet, bevor es in die Falle ging.

Der Donnerstag stand ganz im Zeichen des Aufbruchs: Letzte Reste aus dem Kühlschrank vernichten – dummerweise ist mir dann auch noch der Senfpot aus Steinzeug runter gefallen – naja zumindest grob habe ich dann wieder sauber gemacht. Dann noch den Rest Material, das schon fertig gepackt in der Wohnung stand einladen – Blumen nochmal wässern und dann rauf auf die Autobahn. Ziel: Amsterdam bzw. der Hafen direkt an der Küste.

Die Fahrt an sich verging recht zügig. Kurz vor der Grenze nochmal ein kurzer Stopp – meinen Eltern noch Bescheid geben, dass alles in Ordnung ist, bevor es über die Grenze ins teure Handy-Ausland geht.

Der Check-In an der Fähre ist völlig problemlos – innerhalb einer halben Stunde geht es dann auch rauf aufs Schiff – Auto abstellen, alles notwendige mit in die Kabine nehmen und gut ist. Die Fähre an sich bietet jede Menge Annehmlichkeiten, unter anderem auch Kino, Casino und sonstige Dinge die man eigentlich für eine Nacht nicht braucht. Bis der Kahn ablegt vergnüge ich mich mit Raimund in der Mermaid-Bar auf dem „Sonnendeck“ im Achterbereich auf Deck 12. Das Bier ist zwar nicht günstig, aber wir stoßen dennoch auf die erste erfolgreiche Etappe unserer Reise nach Schottland.

Da wir doch etwas hungrig sind, gehen wir noch in einem der Restaurants an Bord essen – natürlich ist das nicht günstig aber es ist ja auch Erholung und Urlaub – da muss es nicht immer schwäbisch zugehen… Immerhin haben wir vorher schon eine Flasche mitgebrachten Wein angefangen. Zudem verkürzen wir die Wartezeit im Restaurant mit einem Rundgang im Schiffs-Shop – für den Rückweg werden wir uns mit jeder Menge Whisky eindecken, der ist auf der Fähre verdammt günstig.
Das Essen ist denn auch sehr lecker, als krönenden Abschluss stimmen wir uns mit einem Whisky-Tasting von fünf verschiedenen Whisky-Sorten auf Schottland ein – Wahnsinn was es für Unterschiede gibt. Für mich muss ich festhalten: Zu rauchig sollte er nicht sein (der Geruch erinnert mich im ersten Augenblick an einen abgebrannten Stall oder Scheune …) – aber ein leicht salziger Geschmack aus der Speyside sagt mir recht gut zu.

Ein wenig geschlaucht von der Fahrerei bin ich auch und so fallen wir irgendwann um kurz vor elf am Abend in die Kojen. Die Fähre liegt sehr stabil, da merkt man fast gar nicht, dass man auf einem Schiff ist.