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Immer wieder eine Freude – Mailserver einrichten

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Neue Dinge machen bekanntlich in der Regel richtig Laune und Spaß – sei es neues Auto, neue Wohnung, neues (Männer-)Spielzeug. Natürlich habe ich mich daher auch über einen neuen Server auf Arbeit gefreut. Aber bekanntlich ist es bei einigen Dingen mit der Anschaffung bzw. Bestellung und Lieferung nicht getan. Die neue Wohnung will bezogen werden, das neue Auto eingeräumt etc. – genauso ist es mit einem Server, auch der wird zwar voreingerichtet geliefert, aber diverse Details und Stellschrauben muss man noch anpassen.

Die gängigen Services die auf einem Linux-Server sind in der Regel schnell eingerichtet, sei es ein Datenbank-Backend in Form von MySQL oder MariaDB, Apache als Webserver ist in der Regel auch gut paketiert, PHP als Standard-Glue-Language ebenso. Damit ist LAMP zumindest einmal abgehakt. Die Kür sind dann noch die Konfigurationen von Apache für verschiedene virtual Hosts (also mehrere Domains auf einer IP), und ggf. die notwendigen Extras für PHP (z.B. Imagick für die automatisierte Bildbearbeitung, diverse Klassen aus dem PEAR-Verzeichnis wie Tools zum Excel-Export) – alles nicht wirklich kompliziert.

Einziger Knackpunkt der mich jedesmal nervt ist die Einrichtung des Mailservers. Zwar funktioniert der Server im ersten Moment auch ohne, aber spätestens beim Versand von Systemnachrichten oder beim Aufruf der Mailfunktion aus PHP kommt man um einen Mailserver nicht oder nur schwerlich herum.

Warum ist das so? – Zum ersten gibt es nicht den Mailserverprozess an sich – wenn man es mit Windows vergleicht wäre eine solche Lösung wohl etwas in der Art wie Exchange, das aber weit mächtiger ist als ein reiner e-mail-Server. Vielmehr müssen für eine Mailserver wie ihn der Nutzer wahrnimmt verschiedene Räder ineinander greifen – leider nicht nur zwei sondern eine ganze Menge mehr.

E-mail – als erstes denkt man hier einmal an das altbekannte SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) – wie bei allem wo “simple” dransteht ist es das leider nicht. Ebenfalls spielen noch andere Protokolle eine wichtige Rolle: IMAP (Internet Message Access Protocol) und POP3 (Post Office Protocol 3). Allein für diese drei Protocolle ergeben sich schon mal mindestens drei Serverprozesse. Auf POP3 kann man evtl. heute im Zeitalter von Flatrates verzichten, allerdings bringen ettliche IMAP-Server auch gleich die POP3-Funktionalität mit, schaden kann es auf keinen Fall, auch wenn der Abruf über eine Wählverbindung eigentlich nur noch eine Nischenlösung ist.

Was macht da eigentlich was und warum gibts da verschiedenes, es geht doch um ein einzelnes “Produkt” bzw. eine “Dienstleistung”. SMTP dient der Weitergabe von e-mails – viel mehr ist darin gar nicht spezifiziert. Eine e-mail wird zwischen verschiedenen System damit weiter gereicht bis sie ihren Bestimmungsort erreicht hat. Das kann durchaus einmal mehrere Schritte umfassen, nachverfolgen kann man es in den Headern der e-mail, die man nicht immer angezeigt bekommt, aber jedes bessere Mailprogramm hat dafür eine Option. Wie das Zielsystem mit der Mail umgeht ist ihm überlassen. Früher war es üblich pro Benutzer einfach eine Textdatei zu nehmen und die Mails dort hintereinader einzutragen. Das sogenannte MBox-Format, für wenige und reine Textmails eine praktikable Lösung, beim heutigen Volumen (Attachments) und dem parallelen Zugriff von mehreren Endgeräten nicht mehr so ganz aktuell, auch weil es keine Ordner-Struktur unterstützt (oder nur auf Umwegen, die zwar “akzeptiert” aber nicht wirklich standardisiert sind). Durchgesetzt hat sich als Ersatz das Maildir-Format, wie der Name schon andeutet gibt es da Directories also Verzeichnisse. Ferner wird für jede e-mail eine separate Datei verwendet. Je nach Dateisystem ist das nicht unbedingt platzsparend, aber Speicherplatz ist heute ja in Hülle und Fülle vorhanden.

In den allerwenigsten Fällen ist das Zielsystem der e-mail gleich dem verwendeten Endgerät (schon allein aus Gründen der Erreichbarkeit – ein e-mail-Server ist 24h am Tag erreichbar, das Endgerät im Zweifel nicht). Daher gibt es die Protokolle IMAP und POP3 um e-mails vom Mailserver abrufen zu können. POP3 ist dabei an der klassischen Post orientiert: Man holt seine Nachrichten aus der Box und was man dann damit macht ist nicht mehr Sache des Servers (es sei denn man setzt spezielle Optionen) – der Vorteil: Es bedarf keiner ständigen Verbindung, Nachteil: Habe ich ein Smartphone, einen Laptop, einen Rechner und will womöglich noch per Webmail-Interface auf meine Mails zugreifen, wird die Synchronisation haarig bis unmöglich. IMAP ist daher Stand der Technik – die Nachrichten verbleiben auf dem Server, die meisten Clients haben aber einen Offline-Modus um die Nachrichten vorzuhalten, wenn gerade keine Verbindung zum Server möglich ist.  IMAP und POP3 kümmern sich also um die “letzte Meile” des e-mail-Verkehrs. Daher haben diese Protokolle auch schon immer eine Benutzer-Authentifizierung vorgesehen, denn ein Mailserver hat ja in aller Regel multiple Postfächer. SMTP hatte das anfänglich nicht, und das ist eine echte Design-Schwäche, die unter anderem für eine e-mail-Plage namens SPAM mit verantwortlich ist.

Soweit so gut, wir haben also 3 Prozesse, das sollte sich doch machen lassen oder etwa nicht? Naja, ganz so einfach ist es heute leider nicht mehr: Im vorangegangenen Absatz habe ich bereits über Authentifizierung gesprochen, also Zugriffsbeschränkungen. Damit nicht jeder einfach SPAM verbreiten kann, sollte kein Mailserver irgendwelche Mails, die nicht für ihn bestimmt sind annehmen und weiterleiten (sogenanntes offenes Relay) – früher war das eine praktische Sache, aber heute ist es schon fahrlässig bis strafbar so etwas zu machen – jeder der sich selbst um den Mailserver kümmert weiß wie viel SPAM angelandet wird (bei mir ca. 95% aller Zustellversuche!). Nun gut, Benutzername und Passwort das ist ja gängig – nur diese Information müssen sich dann auch noch die drei Prozesse teilen und sie sollten nach Möglichkeit synchron laufen. Dafür kann man das Benutzerverwaltungs-System des Zielhosts heran ziehen, das ist der klassische Weg. Die Serverprozesse arbeiten dann mit den Passwort-Mechanismen des Betriebssystems zusammen. Für kleine Server sicherlich eine gute Möglichkeit, aber was wenn man mehrere Domains verwalten möchte, die unterschiedliche Nutzer haben? Für jeden auch noch ein Systemkonto anlegen (mit allen Vor- und Nachteilen) das wird irgendwann anstrengend und schwer zu warten ist es auch noch. Auf alle Fälle aber bedarf es also eines vierten Teils, der sich um die Authentifizierung kümmert, das kann PAM (Plugabble Authentification Module) sein, oder ein andere Mechanismus. Sind wir also bei 4 Prozessen, die man beachten muss. Nicht mehr schön aber noch überschaubar …

Lustig wird es erst bei weiteren Maßnahmen, die man heute aber leider treffen muss: SPAM-Abwehr und Virenschutz. Jede e-mail muss beim Eingang also überprüft werden, dazu gibt es verschiedene Mechanismen. SPAM bekämpft man klassischer Weise mit Spamassassin – ein recht ausgefeiltes (und wiederum modulares) System zur automatischen Inhaltsanalyse (z.B. Abfrage von Blacklists bekannter SPAM-Schleudern, Bayes-Filter und noch einiges mehr), für die Viren und Trojaner gibt es Virenscanner (so viele man möchte, bzw. soweit es der Server von der Leistung hergibt). Bewährt hat sich im Linux-Umfeld mittlerweile der OpenSource-Scanner ClamAV. Sind wir numher also bei 6 Teilen die man zusammensetzten muss, von der jeweiligen Einzelkonfig mal ganz abgesehen. Damit das Filtern leichter geht und auch eine gewisse Fehlerbehandlung (Virenscanner schmiert ab, Spamassissin hängt, etc.) zu erreichen, gibt es die Glue-Software “amavisd”. Macht in Summe schon einmal 7 Prozesse die es zu beherrschen gilt. MySQL bzw. Maria-DB kommt ggf. noch dazu wenn man die e-mail-Adressenverwaltung und ggf. auch die Speicherung der e-mails in einer Datenbank realisieren möchte.

Weiter kann man die Komplexität noch nach oben treiben, wenn man Verschlüsselte Verbindungen wünscht…. Insgesamt also doch ein recht umfangreicher Brocken nur für e-mail, das ja eigentlich bei einem Webserver “nur” im Hintergrund mitlaufen soll. Die Einrichtung von Clients oder einem Webmail-Interface ist hingegen recht leicht wenn die Infrastruktur einmal steht. Diese stützen sich in aller Regel auf die oben genannten Protokolle und Schnittstellen. Damit der Post hier nicht zu lange wird, mache ich in der näheren Zukunft mal einen zu einer Konfiguration die ich am Laufen habe und mit der ich recht zufrieden bin.

 

 

Unternehmen und moderne Kommunikationsmittel

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Kaum eine andere Technik hat sich innerhalb kürzester Zeit so stark verändert wie das Kommunikationswesen – noch zu Beginn des letzten Jahrhunderts war der gängigste Weg ein Brief oder die Kurzfassung des selbigen in Form einer Postkarte. Diese wurde mit den jeweils probaten vorhandenen Verkehrsmitteln befördert – per Pferdekutsche, per Kurier zu Fuß oder auf dem Pferd später dann auch per Eisenbahn oder Kraftfahrzeug. Mit der technischen Weiterentwicklung wurden vor allem die Latenz und Wartezeiten verkürzt – von Laufzeiten im Tages bis Wochenbereich auf einige weniges Minuten oder gar Sekundenbruchteile bei Verwendung eines Telegraphen oder später Telefons. Die letzten Veränderungen liegen nunmehr ungefähr 30 Jahre zurück – mit dem Aufkeimen des Internet gewann die Kommunikation auf elektronischem Wege eine neue Qualität: der Siegeszug der e-mail begann, noch etwas jünger sind Kommunikationswege wie Instant-Messaging (ICQ, Skype, MSN-Messenger) oder auch die Kommunikation über soziale Netzwerke und Foren. Vieles war lange Zeit ein Kommunikationsmittel für die eingefleischten Profis, bis es mehr und mehr zum Massenphänomen wurde.

Heute können wir uns ein Leben ohne Telefon oder Internet und e-mail fast gar nicht mehr vorstellen – der Ausfall der gewohnten Kommunikationsmittel wird als absolut unangenehm empfunden. Eine mehrtägige Unterbrechung der Internet-Verbindung löst schon fast Entzugserscheinungen aus – gut das es mittlerweile leistungsfähige Mobilfunknetze zur Überbrückung gibt, oder zu aller Not auch noch Freunde (die man dann ausnahmsweise mal persönlich besuchen muss, anstelle sie nur virtuell zu kontaktieren) und Internet-Cafés.

So selbstverständlich und hilfreich die modernen Kommunikationsformen für viele Menschen mittlerweile sind um so unangebrachter ist teilweise der Umgang mit Ihnen – wie viel unnötiger Kram wird per e-mail verbreitet und wie viel Zeit benötigt man immer wieder um die überbordende Mailflut im Posteingang unter zu bringen? Wer einmal nachverfolgt wie lange er am Tag dafür braucht wird sich teilweise etwas wundern.

Für mich besonders problematisch ist die Kombination des Bombardements mit verschiedenen Kommunikationswegen wie sie leider in diversen Unternehmen noch immer gelebt wird – da wird eine e-mail verschickt und dann noch per Telefon nachgefragt ob sie denn auch angekommen ist. Ein absolutes Unding in meinen Augen. Der Vorteil von e-mail liegt doch gerade in der Asynchronität anstelle der strickt synchronen Kommunikation per Telefon. Ein Mitarbeiter der telefoniert wird für die Zeit des Telefonats von seinen eigentlichen Arbeiten abgehalten – der Wiederanlauf nach einem Telefonat kann gerade bei der Software-Programmierung sehr problematisch sein. Der Eingang einer e-mail ist das weit weniger störend – wenn man nicht ein schrottiges Mailprogramm hat, dass sich dann penetrantest in den Vordergrund drängt – IBM ist der Hersteller einer solchen Krankheit, die teilweise unternehmensweit Verwendung findet – einzige Chance: Mailprogramm zu lassen. Das es auch anders geht beweisen viele sonstig am Markt befindlichen e-mail-Lösungen – ein dezenter Hinweis, aber man kann sich erst mal weiter um den gerade aktuellen Gedankengang kümmern.

Mir persönlich ebenso unverständlich ist das Gefühl der Überwachung und Verbindlichkeit bei e-mails – im Gegenteil – ich weiß es zu schätzen, das eine e-mail eine gewisse Verbindlichkeit ähnlich der papierenen Schriftform bietet. Im Englischen gibt es ein Sprichwort: “Talk is cheap” – auf gut Deutsch “dumm gelabert ist schnell”. Eine e-mail lehnt sich da viel stärker an ihre Wurzeln, den Brief,an.

Insgesamt habe ich aber den Eindruck, dass es heute ja gar nicht mehr um strukturierte und stabile Kommunikation geht, vielmehr ist es heute doch “on-demand” und “unverbindlich”. Vorausschauendes, strukturiertes und solides Arbeiten ist heute vielfach nicht mehr notwendig, man hat ja alles im Zweifel per Telefon und Internet noch greifbar. Welche Qualität bei dererlei Arbeitsweisen am Ende heraus kommt sehen wir bei heutigen Produkten auch immer wieder (egal welcher Branche).

Es ist aber eine absolute Unsitte, den Kommunikationsmitteln und Wegen die Schuld dafür in die Schuhe zu schieben, wie so oft “ohne e-mail-Flut und ohne Handys war vieles besser” – die technischen Errungenschaften sind die Werkzeuge der heutigen Arbeitswelt. Nur wie jedes Werkzeug muss man den fachgerechten Umgang damit lernen – genauso wie ein Hammer eben nicht für Schrauben taugt, so taugt eine e-mail nicht für die schnelle, synchrone Kommunikation so sie denn nötig ist. Dafür gibt es Telefon oder Instant-Messaging. Auch für die Abstimmung von Terminen ist e-mail nur bedingt geeignet (wie synchronisiere ich die Ergebnisse von mehr als 2 Personen?), dafür eignet sich aber auch ein Telefonat nur sehr bedingt, denn eine Terminabstimmung für einen etwas weiter entfernt liegenden Zeitraum bedarf keiner synchronen Kommunikation, bei der alle Beteiligten per Interrupt (so sie denn überhaupt ans Telefon gehen können oder erreichbar sind) zusammen getrommelt werden. Für diese Fälle gibt es ausgefeilte Lösungen per Groupware oder auch webbasierte Dienste wie doodle. Für jeden Zweck das passende Werkzeug.

Eines ist klar – ein Zurück zum Büro auf Papierbasis mit Sekretärin und Schreibstube, bei dem alles und jedes per Brief oder anderen physikalischen Medien weitergegeben wurde gibt es so schnell nicht (und wenn dann sind es wohl eher die Nebenwirkungen anderer Großereignisse die so etwas bedingen). Ebenso ist es nachvollziehbar, dass viele Menschen und auch Unternehmenskulturen geradezu mit den modernen Kommunikationsmitteln überrannt wurden. Doch noch ehe man sich halbwegs wieder sortiert hatte, war ja schon wieder eine Neuerung fällig. Kulturen in Unternehmen ändern sich dem Papier nach zwar recht häufig (oder es wird versucht sie zu verändern), aber das physikalische Phänomen der Massenträgheit ist auch hier ganz klar zu beobachten. In der Arbeitswelt treffen derzeit zwei bis vier Generationen aufeinander:

  • Die “graue Emminenz” – meist sehr wohlverdiente Mitarbeiter mit einem wertvollen Erfahrungsschatz, Technik zur Kommunikation wird verwendet weil es nicht anders geht – die Verwendung von Telefon und Handy sind aus dem privaten Umfeld übernommen, aber doch eher spärlich. Vielfach wird dann doch eher der schnelle Kontakt verwendet um den Kollegen zwei Türen weiter zu fragen – einfach mal vorbei gehen.
  • Die “Generation Telefon” – für diese Leute ist das Telefon das wichtigste Kommunikationsmittel und sie setzen es mit mehr oder weniger Geschick ein – vieles wird adhoc mal eben zusammentelefoniert, Telefonkonferenzen sind das Allheilmittel. Das Handy zum Telefonieren noch immer das wichtigste – jeder ist ja jederzeit erreichbar – ob das am anderen Ende der Leitung gerade ungünstig ist – da kann man halt nichts machen. Wie sehr die Arbeit in einem Büro leiden kann wenn nur eine Person regelmäßig länger telefoniert wird absolut unterschätzt.
  • Die Generation “Internet” – die Generation zu der auch ich mich zähle – vieles wird mobil erledigt, aber doch ein sehr großer Teil auch per e-mail oder Instant-Messaging (entgegen seines Namens taugt es auch zur Kommunikation mit ein wenig größerer Latenz). Tastaturbedienung ist für meine Generation ein wichtiges Kriterium, flüssiges Tippen fast schon ein Muss (Zehnfinger ist nicht jedermanns Sache, aber viel eigenen es sich dann doch an). Diese Generation kann aufgrund der Entstehungszeit des Internet aber noch häufig recht gut unterscheiden welches Protokoll oder welche Kommunikationsweg für den jeweiligen Zweck gerade am günstigsten ist – der Unterschied zwischen einer Website (HTTP(S)), einer Dateiübertragung (SCP, FTP), e-mail und Instant-Messaging ist vielfach gut bekann
  • die Generation “social networks” – hier sind die Grenzen der einzelnen Protokolle immer fließender, ein soziales Netzwerk vereint viele Kommunikationswege – vieles wird auch auf dem Smartphone erledigt. Leider ist auch hier der “mal eben schnell” Gedanke weit verbreitet – immer mehr wird immer kurzfristiger abgestimmt – von teilweise problematischer Orthographie und Grammatik (teilweise gibt es nicht mal Korrekturmöglichkeiten für Nachrichten) einmal ganz abgesehen.

Die Herausforderung ist es, all diese Menschen unter einen Hut zu bekommen. Problematisch sind vor allen Dingen die Übergänge zwischen den Generationen, auch wenn diese sicherlich keine starren Raster sind (es gibt durchaus ältere Mitarbeiter, die sich in der “social networks”-Gruppe wiederfinden).

Ich werde das mal weiter beobachten, wie sich die zwischenmenschliche Kommunikation weiter entwickelt und wie sich die Kulturen langsam verändern. Mit Sicherheit ein spannender Prozess.